展示会やイベントに出展する際には、展示ブース、商談用の椅子・テーブル、映像機器、チラシなど多くのアイテムを用意する必要があります。
全てを自社で購入し保管している出展者もいらっしゃいますが、その場合は購入費用の他に保管費、運搬費、展示会場での設置費がかかります。
一方でレンタルの場合、一回一回の費用は高くなりますが、購入した場合と比べてコストや手間の面でさまざまなメリットが得られます。レンタル商品は展示会が始まる前日か前々日にブースに商品をレンタル会社が納品し、終了日に引き上げをしてくれルようになっています。
レンタルのメリットとしては以下が挙げられます。

レンタルのメリット１：保管場所・メンテ費用がいらない

レンタルは当然使用毎に依頼をするので、保管場所に困りません。費用にはレンタル会社の保管コストやメンテナンス費用が含まれておりますので、保管場所を気にする必要はありません。

レンタルのメリット２：デザイン変更ができる

展示ブースのデザインや色合いが変わったときに別の商品をレンタルすることでイメージを統一させることができます。例えば商談椅子は、当店でも同じデザインで複数の色を用意しています。商品毎にイメージカラーを変えている場合、出展する商品に応じてブースのイメージカラーが変わりますので、上手に組み合わせて見た目をより良くすることができます。

レンタルのメリット３：変動費として経費計上することができる

出展毎にレンタル料を支払うので、出展数に比例してレンタル費が上がることになります。逆を言えば出展しなければ当然レンタル費はかかりません。
音響映像機材やパソコンはやや高価になる傾向がありますが、10万円以上のアイテムを購入した場合、原則は資産として減価償却資産の対象となります。複数年で減価償却する場合出展した年では損金計上できなくなってしまいます。

レンタルのメリット４：手入れやセッティングも依頼できる

レンタル会社の多くはブースまでアイテムを持ってきてくれます。狭いストックルームに棚を入れたり、映像機器のセッティングや技術的なアドバイスを無償で行ってくれることがほとんどですが、購入してしまうとこれらは自分でやらなければなりません。

購入する場合は冒頭で述べたとおり、購入費用以外にお費用がかかりますが、購入した方がお得になるケースももちろんあります。もし商品を購入する時はどのような点に気をつければ良いでしょうか。

 

購入で得になるケース１：出展回数が多い

出展者によっては年に10回以上出展されることもあります。その場合は購入したが方が金額的に得になる場合が多いです。

 

購入で得になるケース２：自社商品が大型で、ついでに運んで来れる

自社商品が大型などでトラックの手配をしている場合、ついでに運んでくれば運搬費は変わらないのでお得になります。また自社商品の保管場所もすでにあることが多いので、追加のコストがほとんどかからず運用できます。

購入で得になるケース３：デザインや機能にこだわりがある

当然ですが、レンタル商品はレンタル会社が提供する商品しか借りられません。デザインや機能にこだわりがある場合購入することでしか展示ブースに導入することができません。

 

購入で得になるケース４：印刷物には日付を入れない・季節性のあるものは避ける

チラシなどの印刷物は購入することとなりますが、多めに印刷をして単価を減らしたり、他の展示会に活用することで捨てずに使い回すことができます。その時の注意点が、印刷物に日付や特定の展示会名称を入れないことです。
また、「春先に使うから春っぽいデザインにする」など、季節感も避けた方が良いです。ノベルティも多めに発注して次回も使い回そうという場合、季節性のあるものは避けるべきです。


いかがでしょうか。レンタルと購入にはそれぞれメリットデメリットがありますが、うまく組み合わせができるとより効果的に出展運営ができますが、最初の頃はやはりすべてレンタルで行った方が無難です。
映像機器にも家庭用のものとプロが使う業務用があります。同じ５０インチの液晶モニターでも価格が４〜５倍違うのですが、やはり家庭用のモニターを何度も運搬したり設置撤去を繰り返したりすると壊れてしまうことが多いです。椅子やテーブルでも同様で、レンタル会社が保有している商品は耐久性が高く、ぱっと見同じでも中身が全然違うということもしばしばです。

レンタルの最大のデメリットは金額ですが、逆を言えば金額以外のデメリットはほとんどありません。商品ラインナップに関してもインターネットで探すと意外なものがレンタルとして扱われていることもあります。
レンタル代が高いなと感じて購入してしまう前に一度検討してみてください。